Organización de sus archivos

Los archivadores deben ser organizados por personal idóneo y calificado, además de del uso correcto de los espacios depende la optimización y aprovechamiento de la capacidad de los mismos:
– Carpetas. La carpeta ideal para usar en estante y por ende en archivador rodante es la llamada de aleta vertical, con el fin de identificar fácilmente su contenido, sin necesidad de tener que bajarla, no se recomienda el uso de carpetas con varilla que son las utilizadas en sistemas de cajón pues quitan capacidad además de ser más costosas. Para sostener las carpetas de manera vertical se recomienda el uso de varillas divisorias las cuales atraviesan las bandejas. Lo ideal es usar 4 por estante. Otra opción es la utilización de trancafolderes o separadores aunque esta opción es más costosa que las varillas pues se deben utilizar una o 2 por cada espacio de archivo. No se recomienda acostar las carpetas pues además de dificultar su ubicación, quitan espacio importante. (Aurelio: aca se puede incluir una foto de una carpeta dentro de un estante)
– Libros o legajadores AZ: Deben ir parados, jamás acostados o de lado pues quitan capacidad de archivo y dificultan su ubicación. Estos elementos ya no necesitan el uso de varillas ni trancafolderes. (foto de un estante con libros y Az)
– Cajas de archivo: La caja ideal para uso dentro del estante es la llamada “caja x-200” (20x26x42 cm) ya que esta facilita la búsqueda del documento utilizando su tapa vertical sin necesidad de bajarla del estante. También se puede usar la llamada caja “x-300” (27x31x41) aunque esta caja debido a su tapa horizontal, se debe bajar del estante para consultar. (foto de un estante con ambas cajas)
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